BAB 5

A. MEMBUAT DOKUMEN SEDERHANA

Microsoft Word 2000 (selanjutnya dikenal dengan Word 2000) adalah bagian dari Microsoft Office 2000 produk Microsoft yang merupakan aplikasi pengolah kata. Ditinjau dari perkembangannya, fungsi dari program aplikasi ini menjadi bertambah, yakni tidak saja untuk mengolah kata tapi juga untuk membuat dokumen-dokumen desktop publishing, seperti cover, formulir, kartu ucapan dan lain sebagainya. Bahkan Word 2000 juga ikut berperan dalam dunia internet yang makin meluas, yaitu dengan menambah kemampuan untuk membuat halaman web sehingga dokumen yang dibuat dapat diakses melalui internet.

MENGENAL TAMPILAN WORD 2000

Untuk dapat menggunakan Word 2000 secara optimal, ada baiknya terlebih dahulu dikenal elemen-elemen dasar dari Word 2000.

Pada saat memulai Word, toolbar dan menu hanya akan menampilkan perintah-perintah dan tombol-tombol dasar (umum) yang sering digunakan, jadi tidak semuanya ditampilkan. Untuk mencari perintah menu yang tidak muncul, klik tombol panah  yang berada di samping menu. Menu tersebut akan menampilkan perintah-perintah lainnya. Jika Anda tidak menemukan ikon toolbar yang diinginkan, klik tombol More Button

MEMBUAT DOKUMEN PENDEK

Salah satu produk yang dapat dihasilkan oleh Word 2000 adalah dokumen pendek seperti  dokumen surat yang hanya terdiri dari beberapa halaman dan hanya membutuhkan format halaman dan format teks. Dokumen surat ini tidak membutuhkan format penomoran halaman, daftar isi, dan fasilitas dokumen panjang lainnya.

Langkah yang paling mudah untuk memulai membuat dokumen bagi pemula adalah sbb:

1. Mengatur Format halaman, yaitu menentukan ukuran kertas dan batas pengetikan

2. Mengetikkan naskah

3. Mengatur format teks, yaitu menentukan format font yang akan digunakan, format paragraf seperti menentukan perataan teks, spasi pengetikan dan sebagainya.

Pada bab ini dibahas cara pembuatan dokumen pendek, yaitu surat niaga mengenai pemberitahuan tentang pengiriman barang. Pada pembuatan surat niaga ini akan dibahas berdasarkan urutan langkah pembuatan dokumen secara umum seperti yang telah dijelaskan di atas.

MENGATUR FORMAT HALAMAN

Sebelum memulai pengetikan dokumen, tentukan terlebih dahulu format kertas dan batas halaman yang akan digunakan untuk menyusun dokumen surat. Selanjutnya, tinggal mengetikkan tesks-nya dan kemudian mengatur format paragaf.

MENENTUKAN FORMAT KERTAS

Menentukan format kertas dalam hal ini adalah menentukan tipe dan ukuran kertas yang akan digunakan serta orientasi kertas yang akan dicetak. Word 2000 menyediakan beberapa ukuran kertas yang berlaku umum, serta ukuran kertas sesuai dengan yang dikehendaki (Custom size). Orientasi kertas menentukan posisi kertas saat dicetak, yakni vertikal (Portrait) atau horizontal (Landscape). Format ini dapat ditentukan secara berganti-ganti pada halaman yang dikehendaki (dibahas pada bab berikutnya).

Tahapan menentukan format kertas:

1.     Pada menu File, klik perintah Page Setup untuk menampilkan kotak dialog Page Setup, kemudian klik tab Paper Size untuk menampilkan pilihan format kertas seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi di atas.

2.     Lakukan salah satu langkah berikut ini:

•  Pada kotak daftar drop-down Paper Size, pilihlah ukuran atau tipe kertas yang diinginkan. Untuk   pembuatan dokumen surat ini gunakan kertas  A4  210 x 297
• Untuk menentukan format kertas yang kita tentukan sendiri (Customize), ketikkan atau pilihlah ukuran yang dikehendaki pada kotak isian Width dan Height.

3.     Di dalam kotak bagian Orientation, pilihlah option orientasi kertas yang anda inginkan  (Portrait atauLandscape)

4.     Pada kotak pilihan Apply to, pilihlah bagian dokumen yang akan menerapkan format kertas yang ditentukan.

5.     Klik tombol OK untuk menerapkan pilihan yang telah ditentukan.

MENGATUR BATAS HALAMAN

Mengatur batas halaman adalah menentukan batas-batas pengetikan dari tepi-tepi kertas berdasarkan ukuran kertas yang telah ditentukan. Seperti pada contoh penyusunan dokumen surat ini akan di cetak pada kertas yang ada di kop suratnya. Untuk itu harus ditentukan batas halaman bagian atas kertas sehingga teks yang diketik akan berada di bawah kop surat pada saat dicetak. Untuk mengatur batas halaman dapat digunakan kotak dialog Page Setup atau langsung menggunakan ruler.      

Menentukan batas halaman dengan kotak dialog Page Setup:

1.   Pada menu File, klik perintah Page Setup untuk menampilkan  kotak dialog Page Setup, kemudian klik tab Margin untuk menampilkan pilihan-pilihan guna mengatur batas halaman.

2.   Pilihlah salah satu atau lebih pilihan pada keterangan berikut ini:

Top, Bottom, Left, dan Right

Untuk mengatur batas halaman (margin atas, bawah, kiri, dan kanan). Anda tinggal mengisikan jarak atau batas yang diinginkan pada masing-masing kotak isian tersebut.

Gutter

Pilihan ini digunakan untuk menambahkan area kosong dari atas halaman, dengan demikian saat di cetak pada bagian tersebut terdapat ruang  kosong untuk penjilidan sesuai ukuran yang diinginkan.

Header and Footer

Pilihan ini digunakan untuk menentukan ukuran lokasi header atau footer 

Mirror Margin

Jika diinginkan dokumen dengan batas halaman dua sisi  (Mirror margins), di mana batas halaman genap dan ganjil saling berlawanan, sebagai contoh buku ini menggunakan pilihan Mirror margins. Untuk keterangan lebih lanjut lihat pada pembahasan dokumen panjang.

2 pages per sheet

Dengan pilihan ini, Word akan mengubah kotak isian batas pengetikan (margin) berdasarkan orientasi kertas yang dipilih. Jika orientasi kertas yang dipilih adalah Potrait, maka kotak isian Top dan Bottom berubah menjadi Outside dan Inside. Tetapi jika orientasi yang dipilih adalah Landscape, maka kotak isian Left dan Right akan berubah menjadi Outside dan Inside.

Fasilitas Two pages per sheet ini digunakan untuk mencetak dua halaman pada satu muka kertas.

3.     Pada kotak daftar drop-dwon Apply to, dipilih bagian dokumen yang akan menerapkan setting yang telah ditentukan. Word menyediakan pilihan dari bagian dokumen yang dapat menerapkan setting halaman tergantung kondisi dokumen pada saat itu .

4.     Jika dihendaki setting tersebut diterapkan pada seluruh dokumen, pilihlah Whole Document.

5.     Klik tombol OK untuk menerapkan semua pilihan yang telah ditentukan.

Selain menggunakan kotak dialog Page Setup, dapat juga digunakan  ruler vertikal maupun horisontal untuk mengatur batas halaman. Cara ini lebih praktis daripada dengan metode kotak dialog Page Setup,hanya saja perlu lebih cermat.

Jika ruler tidak tampil pada area kerja, maka untuk menampilkannya dapat dilakukan dengan mengaktifkan Ruler pada menu View. Dan apabila ruler vertikal tidak tampil maka untuk menampilkannya, gunakan perintah Options pada menu Tools lalau klik tab View kemudian isilah (dengan klik) kotak periksa Vertical ruler.

MENGATUR FORMAT KARAKTER

Setelah menentukan format halaman, langkah selanjutnya adalah mengetikkan naskah, kemudian teks naskah tersebut kita format sehingga menghasilkan tampilan teks surat yang lebih menarik dan profesional.

Setiap program pengolah kata yang menggunakan sistem operasi Windows selalu menyediakan beberapa jenis huruf (font) yang sekaligus  dapat terlihat pada layar monitor. Dengan adanya kemampuan dasar ini, maka Word 2000 menyediakan fasilitas untuk mengatur format karakter seperti:

·       Menentukan jenis huruf

·       Mengatur ukuran font

·       Menentukan style font (Bold, Italic dan Underlin )

·       Menentukan warna font

Untuk melakukan format karakter dapat dilakukan dengan memanfaatkan toolbar, keyboard, dan kotak dialog Font.

Perlu diperhatikan bahwa sebelum melakukan format teks yaitu memilih dengan cara menyorot (blok) teks yang akan di format. Pemilihan ini untuk menentukan teks mana yang akan diformat, karena tidak semua teks akan diformat sama. Berikut ini adalah tabel metode-metode keyboard untuk memilih teks.

MENGGANTI FONT

Font adalah jenis huruf (atau tepatnya karakter) yang dapat dipilih sesuai dengan yang diinginkan. Sedangkan font yang tersedia bergantung pada instalasi yang telah dilakukan pada sistem Windows yang digunakan.

Mengatur format karakter dengan Toolbar:

1.     Pilih teks yang akan diformat (dengan cara menyorot).

2.     Pada toolbar, klik ikon tool: Aligment, Center, Align Left, Align Right

MENGGUNAKAN KOTAK DIALOG FONT

Cara pengaturan format karakter yang terakhir adalah dengan menggunakan kotak dialog Font (lihat Gambar 3). Dengan memanfaatkan kotak dialog ini dapat diatur format karakter dan dapat langsung dilihat tampilan font di kotak Preview. Dengan demikian apabila tidak sesuai dengan yang diinginkan, maka dapat langsung diubah atau diganti dengan pilihan format karakter lain.

Dengan menggunakan kotak dialog Font ini dapat :

a)   memilih jenis font, ukuran, dan syle font yang akan digunakan pada masing-masing kotak daftar Font, Font Style, dan Size

b)   menentukan warna yang akan digunakan dengan memilih warna dari kotak Color

c)   memilih type garis Undeline (garis bawah) di kotak daftar Underline.

d)   Menentukan efek font yang akan digunakan dari pilihan Effects.

e) Menentukan efek animasi yang diterapkan pada font. Untuk memilih option animasi, klik tabAnimation kemudian pilihlah animasi yang diinginkan pada kotak daftar Animationns. Fasilitas ini biasanya digunakan untuk membuat efek teks pada halaman WEB.

f)    Mengatur spasi antar karakter dengan menggunakan option yang berada di dalam tab Character Spacing.

B. PENGATURAN TEKS DAN PARAGRAF

A.       Mengatur Format Tampilan

            Kita dapat melakukan format tampilan teks, Spaci antar baris atau efek teks agar teks ditampilkan sesuai dengan keinginan pemakainya.  Adapun untuk melakukan format tampilan teks dapat dilakukan dari menu Format, Font.  Dialognya ditampilkan seperti dibawah ini :

o       Format Teks (Font)

      Pada pilihan tab Font, terdapat pilihan untuk mengatur :

o       Jenis Huruf,                  : Jenis huruf yang akan kita format teksnya

o       Font Style                     : Style atau  model dari teks

o       Size                              : besar kecilnya tulisan

o       Font Color                   : warna teks

o       Underline style  : model garis

o       Underline color : warna garis

o       Effect                           : efek tulisan

o       Preview                        : tampilan jika kita akan menggunakan format terhaadap teks

Perintah format teks dapat juga dilakukan melalui toolbar Formating seperti berikut ini :

 o       Jarak antar Teks (Character Spacing)

Dilakukan untuk mengatur jarak anta teks dengan memilih tab Character spacing dari pilihan menu Format, Font

o       Efek Animasi (Teks Effects)

B.       Mengatur Perataan Teks

 Dilakukan untuk mengatur perataan teks pada teks yang kita lakukan perubahan

 Langkah untuk mengatur indentasi paragraph dilakukan sebagai berikut :

o       Tempatkan kursor pada tempat pengetikkan

o       Pilih menu Format, Paragraph.  Selanjutnya ditampilkan dialog Paragraph

o       Pilih pada kotak General jika akan mengatur perataan teks

Perintah perataan teks dapat juga dilakukan melalui toolbar Formating seperti berikut ini :

C.       Mengatur Indentasi

            Dilakukan untuk mengatur indentasi paragraph terhadap batas kertas (margin)

Langkah untuk mengatur indentasi paragraph dilakukan sebagai berikut 

o       Tempatkan kursor pada tempat pengetikkan

o       Pilih menu Format, Paragraph.  Selanjutnya ditampilkan dialog Paragraph

• Left      : mengatur jarak indentasi dari margin kiri
• Right    : mengatur jarak indentasi dari margin kanan

Kotak pilihan Special befungsi untuk :

o       (none)                          :  dilakukan untuk tidak menggunakan indentasi

o       First Line                      :  indentansi hanya untuk baris pertama saja pada suatu paragraph

o       Hanging                        :  indentasi paragraph gantung

Selain perintah diatas dpat juga dilakukan dengan menggunakan pada tampilan penggaris (Ruller)

D.       Mengatur Jarak Spasi Baris

            Dilakukan untuk mengatur jarak antara spasi baris, perintahnya dilakukan juga dengan tool formatting

E.        Membuat Bullet, Nomor dan Outline

            Untuk membuat Bullet, Nomor dan Outline sebelumnya kita pilih dari menuFormat, Bullets and Numbering

o       Bullet

o       Nomor

\C

1. Ketik semua naskah buku, skripsi, proposal, laporan dan sebagainya.2. Untuk membuat nomor halaman romawi pada halaman judul sampai kata pengantar, klik insert, pada group menu Header&Footer klik Page Numberkemudian pilih Bottom of page dan pilih Plain number 2

3. Maka halaman 1 akan terlihat pada halaman judul. Untuk merubah angka standart menjadi angka romawi, klik pada page number dan pilih Format page numbers.

4. Pada number format pilih i,ii,iii,… Dan klik OK, maka nomor halaman akan berubah dari angka 1 menjadi i (angka romawi 1)

5. Sampai disini semua halaman menggunakan angka romawi kecil.6. Untuk membuat halaman BAB I Pendahuluan dan seterusnya menjadi angka standart dimulai dari angka 1 tanpa merubah format nomor halaman sebelumnya, maka halaman BAB I harus dibuat section break. Caranya adalah letakkan kursor pada halaman BAB I atau halaman yang nomor halamannya akan dirubah. Kemudian klik Ribbon Page Layout, dan klikBreaks pada group menu Page setup. Kemudian klik atau pilih Next page. Sampai disini new section break telah terbentuk.7. Klik ganda pada Footer / nomor halaman BAB I, pada ribbon design, group menu navigation, nonaktifkan tombol Link to previous. Klik tombol tersebut sehingga tidak berwarna kuning lagi.

8. Hapus nomor halaman tersebut, kemudian pada ribbon design, group menu Header&Footer klik page number. Dan pilih format page numbers.

9. Pada number format ubah i,ii,iii,… Menjadi 1,2,3,… kemudian pada pilihan start at pilih 1 dan klik OK

10. Sampai disini sudah berubah, yaitu halaman judul sampai dengan kata pengantar menggunakan format nomor halaman menggunakan angka romawi kecil sedangkan pada halaman BAB I Pendahuluan menggunakan nomor halaman angka standart.11. Untuk pengaturan letak halaman pada prinsipnya menggunakan cara yang sama yaitu menghilangkan fungsi link to previous dan start at pilih secara manual halaman yang anda butuhkan.

C. Cara Mengatur Nomor Halaman Dengan Format Berbeda Dalam Satu File di Word 2007

1. Ketik semua naskah buku, skripsi, proposal, laporan dan sebagainya.

2. Untuk membuat nomor halaman romawi pada halaman judul sampai kata pengantar, klik insert, pada group menu Header&Footer klik Page Numberkemudian pilih Bottom of page dan pilih Plain number 2

3. Maka halaman 1 akan terlihat pada halaman judul. Untuk merubah angka standart menjadi angka romawi, klik pada page number dan pilih Format page numbers.

4. Pada number format pilih i,ii,iii,… Dan klik OK, maka nomor halaman akan berubah dari angka 1 menjadi i (angka romawi 1)

5. Sampai disini semua halaman menggunakan angka romawi kecil.6. Untuk membuat halaman BAB I Pendahuluan dan seterusnya menjadi angka standart dimulai dari angka 1 tanpa merubah format nomor halaman sebelumnya, maka halaman BAB I harus dibuat section break. Caranya adalah letakkan kursor pada halaman BAB I atau halaman yang nomor halamannya akan dirubah. Kemudian klik Ribbon Page Layout, dan klikBreaks pada group menu Page setup. Kemudian klik atau pilih Next page. Sampai disini new section break telah terbentuk.7. Klik ganda pada Footer / nomor halaman BAB I, pada ribbon design, group menu navigation, nonaktifkan tombol Link to previous. Klik tombol tersebut sehingga tidak berwarna kuning lagi.

8. Hapus nomor halaman tersebut, kemudian pada ribbon design, group menu Header&Footer klik page number. Dan pilih format page numbers.

9. Pada number format ubah i,ii,iii,… Menjadi 1,2,3,… kemudian pada pilihan start at pilih 1 dan klik OK

10. Sampai disini sudah berubah, yaitu halaman judul sampai dengan kata pengantar menggunakan format nomor halaman menggunakan angka romawi kecil sedangkan pada halaman BAB I Pendahuluan menggunakan nomor halaman angka standart.11. Untuk pengaturan letak halaman pada prinsipnya menggunakan cara yang sama yaitu menghilangkan fungsi link to previous dan start at pilih secara manual halaman yang anda butuhkan.